История одной коробки с документами


Всю свою жизнь, с тех пор, как я уехала от родителей и стала жить одна, все мои документы хранились в большой картонной коробке. Шло время, я становилась старше, вышла замуж, родила двоих детей, мы покупали жилье, машину, продавали ее, документов становилось все больше, крышка уже не закрывалась, а я все продолжала складывать их в одну кучу.

В результате любое действие, которое требовало работы с бумагами, вызывало ужас, потому что эту коробку сначала нужно было снять с верхней полки (не рассыпав при этом все), вытащить ее содержимое, найти нужный лист (если повезет) и сложить все обратно. Знакомо?

И вот больше года назад все изменилось. И теперь в моих документах полный порядок! Если вы думаете, что произошло чудо, то это, конечно, не так. Расскажу о том, как все было.

История одной коробки с документами

Профессиональная помощь

Дело в том, что я уже несколько лет тружусь в компании, где примерно такая же картина была с рабочими документами. Они валялись непонятно где и непонятно как, а найти нужное было практически невозможно.

И вот, в один прекрасный день, наш руководитель решил навести порядок и сделать архив. После двух безуспешных попыток организовать что-то самостоятельно, стало понятно, что своими силами нам не справиться. И начальник нанял профессиональных архивистов. Я с полной ответственностью могу рекомендовать этих людей, потому что они изменили жизнь не только нашей фирмы, но и мою собственную. Это компания «Первый Городской Архив», вот их сайт: http://pga-spb.ru. Настоящие мастера своего дела, идеально знающие законодательство и саму архивную работу.

В общем, начальник попросил архивистов из ПГА не только сделать нам вменяемый архив, но и обучить нас — бездарей — работе с документами. Сначала меня поразило то, как быстро наш страшный завал превратился в четкий, упорядоченный и понятный архив. Потом я послушала профессионалов и решила попробовать и применить ту же методику к своей коробке с документами.

Как коробка превратилась в папки

Делюсь с вами алгоритмом действий:

  1. Первым делом разбираете все ваши документы и делите их на следующие группы: личные (для каждого члена семьи), на недвижимость и автомобили (на каждую единицу владения), медицинские (на каждого члена семьи), банковские (карты, кредитные бумаги и т.д.), счета и оплаченные квитанции (квартплата, свет, газ и т.д.), гарантии и прочие бумаги на технику. Отдельно выделяется группа ненужных бумаг, которых в моей коробке почему-то было немало — какие-то флаеры, рекламки, полностью выгоревшие чеки, листы непонятного происхождения и назначения.
  2. На этой стадии нужно избавиться от лишнего — лучше сдавайте в макулатуру, и выяснить, есть ли утраченные документы. У меня, например, обнаружилось отсутствие медицинского полиса, пришлось восстанавливать.
  3. Дальше в каждой группе нужно выявить две категории: бессрочные и с ограниченным сроком действия.
  4. А дальше совсем просто: для каждой группы покупаете папку скоросшиватель, подписываете ее и размещаете в файлах документы. Бессрочные просто так, а те, у которых истекает срок годности — с пометкой, когда все это можно будет выбросить. Придет время, и вам не нужно будет перебирать все заново: сдадите в переработку и готово!

Марина Степаненко


Если понравилось - не ленись - делитсь!

0

Комментов: 0

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

История одной коробки с документами